Le e-mail sono ormai parte integrante della nostra giornata, sia lavorativa che privata. Per mia stessa esperienza, ormai le e-mail personali ci arrivano direttamente sul cellulare e la casella di lavoro, se non siamo liberi professionisti e magari riceviamo anche quei messaggi sul telefono, viene aperta varie volte durante il giorno. Ma le e-mail, come tutti i testi scritti, sono impersonali e si prestano ad essere mal interpretate. La netiquette può aiutarci.

Dall’indagine Adobe E-mail Survey 2016 risulta che le e-mail sono il canale preferito sul posto di lavoro per comunicare tra clienti e fornitori, ma anche tra colleghi. Sempre più spesso, però, vengono lette e scritte utilizzando dispositivi mobili, influenzando, quindi, il modello di scrittura. Si preferiscono infatti e-mail brevi, spesso si inseriscono emoji, mutuate dal modello di scrittura degli sms, e ci si aspetta una risposta in tempi brevi (la maggior parte degli intervistati dichiara entro un’ora). Meglio andare subito al punto, quindi, dato che i partecipanti al sondaggio dichiarano di leggere i messaggi appena arrivano e decidere subito se conservarli o cestinarli per rendere la casella di posta più agile.

Come evitare il cestino? La Netiquette delle e-mail

La certezza che le nostre e-mail vengano conservate non si può avere, ovviamente. Possiamo però provare a curare alcuni punti per scrivere sempre messaggi chiari e professionali.

L’oggetto dovrebbe essere subito chiaro e indicare in modo preciso il contenuto dell’e-mail. Se non vuoi essere contrassegnato automaticamente come spammer, evita di usare troppi punti esclamativi, cifre o alcune parole tipiche dei messaggi di spam.

Si dovrebbe inoltre usare con criterio il contrassegno “urgente” o “importante” per evitare di creare allarmismi inutili e non chiedere indiscriminatamente la ricevuta di ritorno.

Il testo del messaggio dovrebbe essere scritto in modo semplice, evitando periodi troppo lunghi e giri di parole. Evita di inserire soltanto immagini e, se necessarie, utilizza l’attributo alt per inserire un testo alternativo in caso non vengano subito scaricate. Bisogna inoltre evitare di usare in modo indiscriminato le maiuscole, che corrispondono virtualmente al tono di voce alto e, quindi, ad agitazione e irritazione.

Se devi allegare dei file, assicurati che non siano troppo grandi. Piuttosto utilizza siti appositi (ad esempio WeTransfer) o server.

Assicurati di rispondere a chi ti scrive per confermare di aver compreso le sue richieste. Rispondi citando l’e-mail ricevuta o almeno facendo un breve riferimento ad essa per far capire l’argomento. Evita di usare vecchie e-mail con oggetti diversi per iniziare una nuova discussione.

La privacy è importante. In caso di inoltro, assicurati di cancellare l’indirizzo del mittente e, se devi inviare la stessa e-mail a più destinatari che non si conoscono tra loro, usa il campo Ccn (copia conoscenza nascosta). Se si tratta di messaggi di e-mail marketing assicurati di utilizzare soltanto contatti che abbiano espressamente autorizzato l’invio e che sia sempre presente il link “unsubscribe” per cancellarsi dalla lista.

Per finire, rileggi quello che hai scritto, controllando l’ortografia, assicurati di aver firmato e… invia!

Hai ancora dubbi su come impostare le tue e-mail? Un’assistente virtuale può aiutarti anche in questo. Scrivimi per parlarne.