Hai aperto la tua azienda e gli affari procedono bene. Ora però ti rendi conto anche tu dell’importanza di delegare alcuni aspetti dell’impresa per poterti occupare di quelli strettamente produttivi, di cui solo tu puoi occuparti. Hai valutato l’assunzione di un dipendente e la ricerca di un professionista esterno e hai deciso per il secondo. E ora?
come sceglierlo? come impostare la relazione?
Nel mio articolo Nuovo collaboratore? Scegli un assistente virtuale! puoi trovare alcuni suggerimenti su come impostare la ricerca della persona giusta.
Siamo quindi al colloquio… avete iniziato a parlare delle sue esperienze lavorative, della tua azienda e del perché pensi di aver bisogno di un assistente. Ti piace la persona che hai davanti e pensi possa funzionare una collaborazione.
Ora viene la parte difficile. Devi ricordarti che stai sottoscrivendo un contratto con un professionista e non assumendo un dipendente. La persona che hai davanti, probabilmente, avrà altri clienti oltre a te e dovrete quindi stabilire subito alcune “regole”, sia per te che per lei/lui.
Qualcosa che bisogna chiarire immediatamente è se hai bisogno che l’assistente sia disponibile, telefonicamente o meno, in determinati orari fissi. E’ il caso, ad esempio, del telelavoro. Tieni presente che non tutti gli assistenti virtuali lo sono.
Oltre a questo fai subito presente se hai richieste particolari riguardo la disponibilità per lavori urgenti. Probabilmente, arriverete a stabilire un limite massimo di tempo entro il quale il lavoro diventa straordinario e avrà tariffe diverse.
Approfitta del colloquio anche per raccontare al tuo nuovo collaboratore quali saranno i suoi compiti. Fatti trovare preparato e stila un elenco delle attività che dovranno essere svolte in autonomia e di quelle per cui dovrai essere consultato. Tieniti pronto, almeno all’inizio, a dedicare qualche ora a spiegare bene all’assistente come vuoi che siano svolte le attività di cui dovrà occuparsi in autonomia.
Per finire, parlate anche del compenso. Chiedi un preventivo per i compiti che hai indicato. L’assistente potrà indicarti un compenso mensile forfettario e un costo orario per i lavori extra e quelli straordinari. Stabilite, se lo volete, delle scadenze fisse per i pagamenti in modo da evitare future incomprensioni. Tieni presente che molti assistenti virtuali chiedono, almeno per i primi periodi, un anticipo su quanto preventivato.
Analizzato il preventivo, potrai fissare un altro appuntamento e firmare, se lo vorrai, il contratto.