Ti sei mai trovato a fissare una lista di cose da fare senza sapere da dove iniziare? La sensazione di essere sommersi dagli impegni può essere travolgente. La buona notizia è che l’organizzazione è la chiave per trasformare il caos in un flusso di lavoro più gestibile. 

Ognuno avrà un’organizzazione più in linea con le sue attitudini ma, sperimentando metodi diversi si può trovare una strada efficace per tutti.

Partiamo dalla nostra famosa lista di cose da fare: l’importante è avere ben chiaro quali sono. Quindi se hai sotto mano la tua lista sei già a metà dell’opera, altrimenti è arrivato il momento di prendersi qualche ora per capire cosa devi fare. Dirsi “mi ricordo tutto” non funziona: qualcosa sfugge sempre! Prenditi del tempo per organizzare i tuoi pensieri in qualcosa di scritto. 

Con la tua lista in mano, il primo passo è capire entro quando devi portare a termine i vari punti e (importantissimo!) se sono cose che puoi fare solo tu o possono essere delegate. Questo funziona sia nella vita privata che in quella professionale. Hai deciso di fare la spesa online, ma è proprio necessario che vada a ritirarla tu? Puoi delegare qualcuno, oppure fartela consegnare e risparmiare il viaggio di andata e ritorno? O, sul lavoro, devi fare un giro di telefonate o mandare dei messaggi di promemoria per gli appuntamenti: devi farlo personalmente oppure puoi impostare un messaggio automatico o affidare il compito ad un collaboratore?

Per classificare i vari compiti nella tua lista potrebbe tornarti utile la Matrice di Eisenhower. Questa ti permette di organizzare i compiti in base all’urgenza e all’importanza. 

Una volta organizzata la tua lista, inserisci tutto in un calendario. Quale, dipende da te. Se ti piace avere l’agenda cartacea, ma soprattutto la guardi e la tieni sempre aggiornata, quello è il posto. Se vuoi notifiche che ti arrivano sul telefono in modo da avere sempre un promemoria ovunque sei, allora imposta un calendario digitale. A me personalmente piacerebbe avere l’agenda cartacea, ma so che mi risulta difficile tenerla aggiornata, mentre mi trovo bene con il calendario di Google.

Quando inserisci gli impegni a calendario ricorda sempre di non sovraccaricare un giorno (e poi impazzire per portare tutto a termine), ma dividi equamente i compiti nei vari giorni e imposta delle scadenze realistiche. Ovviamente non è tutto inciso nella pietra! Prenditi del tempo ogni settimana per aggiustare il tiro e rivedere le scadenze in base a quanto tempo ti serve per portare a termine ogni cosa. Ad esempio, il venerdì sera prima di staccare, o il lunedì mattina come prima cosa, potresti prenderti un’ora per controllare gli appuntamenti e i compiti della settimana successiva e riorganizzare ciò che ti serve. 

Quali trucchi hai sperimentato per la tua organizzazione? Condividili nei commenti!