Se siete dei professionisti, o state cercando di ritagliarvi il vostro spazio nel mondo della libera professione, di sicuro avrete già capito che il detto “il tempo è denaro” non è solo un modo di dire. Al contrario di chi produce manufatti, voi vendete il vostro tempo e dovete trovare la giusta organizzazione per non sprecarlo.

Molti insegnano a gestire il tempo suddividendolo in segmenti. Qualche tempo fa Paul Graham, programmatore e imprenditore inglese, parlò di tabelle diverse per manager e creativi: le prime con segmenti orari per riunioni, telefonate e compiti brevi, le seconde con intervalli più lunghi per occuparsi di progetti. Capito qual è il lavoro di cui ci occupiamo, possiamo scegliere la modalità più giusta per noi e, quindi, adattarla alle nostre esigenze. Qual è il momento del giorno in cui siamo più produttivi? La mattina presto o la sera? Quando abbiamo più probabilità di essere distratti o interrotti?

Alzi la mano chi non ha un indirizzo e-mail! Ormai è quasi impossibile. Possiamo ottimizzare anche quella. Per prima cosa eliminiamo le iscrizioni a tutte liste non connesse ai nostri interessi, poi non diffondiamo catene e chiediamo ai nostri contatti di evitarle, e così via. Durante la giornata, inoltre, continuare a controllare la casella di posta è inutile. Stabilite appuntamenti fissi e occupatevi subito delle richieste più veloci da evadere: così non lascerete in sospeso compiti che richiederebbero più tempo in seguito per essere ripresi. Le risposte più complesse possono essere scadenzate in un momento della giornata già predeterminato.

I pop-up che ogni tanto vi compaiono sul computer o sul telefono potrebbero essere una distrazione maggiore di quanto pensiate! Riuscite a resistere alla tentazione di controllare Instagram o WhatsApp? Se non volete eliminare le notifiche, silenziatele quando non volete essere disturbati e ritagliatevi un momento nella giornata per controllare tutto.

Impazzite cercando file per il computer? Usate un po’ del vostro tempo per riorganizzare tutto in cartelle. Potrà sembrare un lavoro lungo e noioso, ma poi avrete tutto quello che cercate a portata di mano.

Se vi capita spesso di organizzare riunioni e incontri, sapete benissimo che portano via tantissimo tempo ai vostri compiti quotidiani. Se potete decidere, cercate di organizzarli solo se strettamente necessari: potrebbe essere più veloce fare una semplice chiamata. Tornando alle tabelle di marcia, se siete nella categoria dei manager non farete fatica a trovare il tempo per questi appuntamenti, ma se siete dei creativi potrebbero spezzarvi la giornata. Il trucco è cercare di organizzare eventuali appuntamenti in modo che cadano tutti in una stessa giornata.

Abbiamo poi parlato dei vantaggi nell’Abbandonare il multitasking e lavorare meglio.

Il consiglio più importante, però, è quello di imparare che, in alcune occasioni, si può dire di no o magari proporre soluzioni alternative che facciano risparmiare tempo. Ma, soprattutto, si possono delegare molti dei lavori che ci portano via più tempo.